Att arrangera ett sportevenemang är ett stort projekt som man inte tar sig an på egen hand, och simtävlingar är inget undantag. En simtävling är ett arrangemang som kräver många volontärer och funktionärer, både under planeringsarbetet och under själva tävlingen. För att få en uppfattning om all den logistik och planering som krävs för att få schemat att gå ihop under tävlingsdagen eller -dagarna, och alla människor som krävs för att allt ska flyta på smidigt, kan det räcka med att beskriva alla de funktionärer som måste finnas på plats under tävlingens gång.
För att börja på detaljnivå behövs för varje startbana en tidtagare. Dessa står alltså vid bassängens kortsida, bakom startpallarna, och kontrollerar simmarnas start, vändning och målgång, samt tar tid på dessa. På andra kortsidan finns ytterligare funktionärer på varje bana, så kallade vändningskontrollanter, som enbart har i uppgift att kontrollera vändningarna i den änden. Tidtagarna rapporterar till en så kallad vändningskontrollantledare, och tidtagarna rapporterar till bandomaren. Bandomaren står längs med bassängens ena långsida, och tittar bland annat på att simmarna inte tjuvstartar eller använder felaktig simningsteknik.
Ytterligare funktionärer som behövs på detaljnivå är starters. Dessa har som uppgift att genom att blåsa i en visselpipa meddela när simmarna kan inta sina platser på pallarna, samt genomföra själva starten (genom att säga ”på edra platser” och utlösa startsignalen).
Simtävlingar behöver också, liksom de flesta andra sportevenemang, en speaker, som annonserar de olika momenten i tävlingen. Det krävs också en så kallad måldomare vid simtävlingar, liksom en tävlingssekreterare, som sköter pappersarbetet under tävlingens gång.
Något som man inte heller får glömma som tävlingsarrangör är allt som sker utanför simhallen. Alla deltagare måste till exempel kunna äta lunch någonstans, och i många fall är det även tävlingsarrangörens ansvar att ordna med övernattningsmöjligheter för deltagarna. I dessa fall är våningssängens arrangörens bästa vän, eftersom den innebär att man kan inackordera fler människor på en mindre yta. Du kan enkelt köpa en våningssäng som passar just ditt ändamål på Sleepo.se, så har du i alla fall löst ett problem inför tävlingen.
Spindeln i nätet bland alla dessa funktionärer, från tidtagarna till kockarna som lagar tävlingsdeltagarnas lunch, är tävlingsledaren, som fungerar som projektledare och har både ett övergripande ansvar för tävlingen och funktionen att ha en överblick över hela projektet, istället för att gå ner på detaljnivå. Det krävs ju att någon kan koppla ihop alla de olika momenten och personerna som är involverade i ett liknande arrangemang för att man ska få en tävling som flyter på smidigt – både i vatten och på land.
Om man känner sig varm i kläderna gällande att anordna simtävlingar, och vill anta en större utmaning, kan man ansöka om att få arrangera en av Svenska Simförbundets mästerskapstävlingar. Dessa blir självklart ännu större arrangemang än tävlingarna som är på klubbnivå, men man får å andra sidan också hjälp av Simförbundet för att göra tävlingen så bra som möjligt.